בחירת מקום האירוע היא אולי ההחלטה הכי חשובה בתהליך הארוך של תכנון החתונה. כדי להקל ולעשות סדר גייסנו את מיטב המומחים וריכזנו עבורכם את 30 השאלות שצריכות להישאל בכל פגישה עם גן או אולם אירועים לפני לחיצת היד. בהצלחה
כללים בסיסיים לבחירת מקום האירוע והתאריך:
• מיד בצאתכם מהפגישה - רשמו את התרשמותכם. מרוב מקומות שתראו יהיה קשה לזכור את כל הפרטים. אל תשכחו לתת אזכור גם על היחס האישי של מנהל המכירות.
• רשמו, ולאחר מכן הכניסו לחוזה, כל דבר אשר מובטח לכם בעל פה במהלך הפגישה
• אהבתם את המקום אך המחיר יקר עבורכם? נסו למצוא מועדים זולים יותר: ימי תחילת השבוע, תחילת או סוף עונה, רגע אחרון וכדומה
• כדי להמנע מהפתעות בהמשך - התחייבו על כמה שפחות מוזמנים ולא יותר מ- 70% מרשימת המוזמנים הראשונית
• מומלץ לבקש טלפונים של זוגות שהתחתנו במקום. עוד יותר מומלץ לבקר באתרי חוות הדעת המובילים: WedReviews, Mit4Mit ולחפש מידע אודות המקום בקבוצות הפייסבוק הרלוונטיות לזוגות מאורסים.
• בסופו של דבר - החליטו לפי הלב והאינטואיציה!
מה לשאול בפגישה עם הגן / אולם?
• כלל חשוב, לפני הכל: אל תתביישו לשאלות את כל השאלות שעולות לכם
שאלות קריטיות. חובה לשאול:
• האם יש רשיון עסק?
• האם יש אישור כשרות? (הכרחי לחתונה דרך הרבנות)
• האם יש רשיון תברואה \ רשיון משרד בריאות ?
• האם קיים ביטוח צד ג'
• אישור מהמשטרה ומכבי אש
• האם יש גישה נוחה לנכים
שאלות שחשוב מאוד לשאול:
• האם קיימים מפגעים סביבתיים קרובים (למשל: מנחת, מפעל מרעיש ומזהם)
• האם החנייה חופשית לאורחים, ומהו מספר מקומות החנייה
• דרך הגישה למקום האירוע: האם סלולה ונוחה עבור רוב המכוניות והנהגים? (בעיקר באירועי שטח)
• שירותים: איכות וכמות, קירבה וגישה לנכים
• חישוב עלות המנה: מחיר לרזרבות (מנות לא מתוכננות), מחיר ילדים, מחיר פעוטות (אם יש)
• האם צריך להוסיף טיפים - למי וכמה? האם שכר המלצרים כולל בתוכו טיפ?
• האם יש מספר מינימום של מוזמנים לו צריך להתחייב?
• מהם דמי ביטול בכל שלב לפני האירוע?
• מסלול הגעת האורחים לאירוע: הדרך מהחנייה לקבלת הפנים.
• רחבת הריקודים: מיקום, עיצוב, ריצוף, גישה
• חופה: מהו העיצוב הבסיסי הכלול במחיר, מהן עלויות השדרוג
• ריהוט לקבלת הפנים: כסאות, שולחנות, ריהוט אלטרנטיבי
• חדר חתן - כלה: מה כולל, גישה במהלך האירוע
• כמות כח אדם (יחסית לכמות האורחים): מנקים (מתוכם כמה מנקי שירותים), מאבטחים, סדרני חנייה
• במידה ומדובר במקום פתוח: אופציה לקירוי ביום האירוע (כמובן - לראות תמונות של הקירוי) – לוודא מי נושא בעלויות קירוי במקרה וזקוקים לו
• בדיקת האפשרות לתוספת מאווררים ותנורי חימום, לפי הצורך כאשר יוודע מזג האוויר מעט לפני יום האירוע
• עלות של שימוש מקרן ומסך (גם אם אתם לא מתכננים, יתכן שהאורחים ירצו להפתיע אתכם באירוע)
• האם יש כסאות ילדים?
• רשימת ספקים מומלצים של המקום. במידה והספקים שלכם אינם מהמומלצים, האם יש קריטריונים שיצטרכו לעמוד בהם על מנת לעבוד במקום?
• סדרת התשלומים - לבקש לשלם כמה שיותר אחרי האירוע
• מהן התוספות והשדרוגים (בתשלום) שניתן לקבל?
• אם מתכננים אטרקציות (כגון זיקוקים, בלונים) - לבדוק שאפשרי מבחינת הגן.
• בדיקת התאורה במקום: אם לא מדובר באירוע צהריים, חשוב לראות שיש מספיק תאורה, מרגע שהאורחים מחנים, בדרך לשירותים, לרחבה ועד עזיבתם.
• סאונד ואקוסטיקה - לוודא שאורחים מבוגרים יכולים לשבת ולשוחח בזמן הריקודים